Настольная книга администратора АХО

Сложившиеся еще несколько десятков лет назад стереотипы рисуют администратора АХО (в «народе» именуемого просто завхозом, независимо от того, какую должность он занимает в действительности) как грубоватого человека, не всегда умеющего правильно выразить свои мысли, если он пользуется только нормативной лексикой. «Завхоз» должен быть мастером «на все руки», способным в случае необходимости отремонтировать любое оборудование либо тут же найти и установить новое. Тогда как образование для завхоза не так уж важно, если у него «руки золотые»… Разумеется, сейчас такое отношение к администратору АХО не может считаться адекватным, и у человека с качествами, описанными выше, практически нет шансов получить достойную высокооплачиваемую работу в выбранной сфере.

Разумеется, нельзя забывать о том, насколько сильно отличаются обязанности администраторов АХО в крупных, средних и малых компаниях. Если в арендованных офисах в компаниях со штатом около 10–20 человек АХО вообще может не быть (следовательно, если даже такой отдел в компании существует, руководство вряд ли будет уделять большое внимание тому, насколько хорошо образован и воспитан их завхоз или офис-менеджер), то в компаниях со штатом в несколько сотен, человек недостаточно образованный, не проявляющий интереса к работе и/или не умеющий выражаться литературным русским языком – это нонсенс; в таких компаниях осознают важность АХО и со всем необходимым вниманием подходят к выбору компетентных сотрудников на управляющие должности.

Качества, необходимые для администратора АХО, несколько различаются в зависимости от размеров компании и самого административно-хозяйственного отдела – чем больше ответственности ложится на плечи администратора, тем, соответственно, больше к нему предъявляется требований. Так, даже для человека, который выполняет функции администратора АХО в небольшой компании со штатом до 30 человек (обычно эти обязанности приходится выполнять руководителю компании как организатору процесса работы и секретарю как исполняющему), обязательными являются такие качества, как честность, пунктуальность и ответственность.

Честность администратора АХО требуется, разумеется, в первую очередь его работодателю, так как отследить рациональное использование предоставляемых административно-хозяйственному отделу денежных средств зачастую бывает непросто. Нередко имеют место случаи предлагаемого администратору компаниями-поставщиками (даже поставщиками канцелярских принадлежностей) «отката» – то есть «возвращения» лично ему части прибыли, полученной от закупок, в качестве благодарности за совершение закупки (как правило, в таких случаях закупленная продукция – либо заведомо низкого качества, либо по заведомо неоправданно высоким ценам). Статистика показывает, что именно согласие администраторов на получение «отката» является причиной немалой части увольнений – отрицательная реакция руководства компании на такое поведение сотрудника вполне закономерна. Причем чем крупнее компания и чем больше штат самого административно-хозяйственного отдела, тем более необходимой становится честность администратора, так как, соответственно, растут возможные объемы нецелевых вложений денежных средств.