Все жанры Все авторы
Справочник по делопроизводству - Михаил Рогожин

Справочник по делопроизводству

Страниц

135

Год

2011

Эта уникальная книга поможет каждому предприятию, организации или учреждению наладить эффективное делопроизводство в кратчайшие сроки. В ней рассматриваются ключевые аспекты управления документацией и документирования повседневной деятельности, основываясь на Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007, нормативных правовых актах Правительства Российской Федерации и недавно введенных в действие Методических рекомендаций ВНИИДАД. Содержание книги представлено доступным языком, отражает актуальную практику делопроизводства и предлагает комплексный подход к решению задач.

Эта книга предназначена для руководителей предприятий, организаций и учреждений, их заместителей, специалистов секретариата, служб делопроизводства и всех, кто обучается по специальностям "Документоведение и документационное обеспечение управления" и "Менеджмент организации".

Кроме того, в книге добавлена дополнительная информация, основанная на опыте наших экспертов в области делопроизводства. В ней представлены реальные кейсы успешных предприятий, а также рекомендации по применению современных цифровых инструментов для эффективного управления документацией.

Мы уверены, что эта книга станет незаменимым ресурсом для всех, кто стремится к оптимизации своего делопроизводства и повышению эффективности работы своей организации.

Читать бесплатно онлайн Справочник по делопроизводству - Михаил Рогожин

Раздел 1 Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении)

Глава 1 Управление документами как неотъемлемая составляющая делопроизводства

Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007[1]. Уточним, что данный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001, поскольку был подготовлен разработчиком (ВНИИ-ДАД) на основе его перевода. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст и действует с 1 июля 2007 г. Подчеркнем, что данный стандарт предназначен для регулирования процессов управления документами как государственных, так и коммерческих предприятий (организаций, учреждений)[2], предназначаемыми и для внутреннего, и для внешнего пользования. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 предназначен для руководителей (менеджеров), специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, а также для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией). Отметим также, что действие данного стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях[3].


Рис. 1.1.

* В том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности. О формировании корпоративной регулирующей среды (разработке локальных нормативных актов по делопроизводству) см. далее.

** В целях защиты интересов и прав предприятия (организации, учреждения) или отдельных его работников.


Как известно, цель делопроизводства состоит в своевременном, полном и качественном удовлетворении потребностей предприятия в документированной информации (см. рис. 1.1). В свою очередь, Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 квалифицирует управление документами как важную составляющую делопроизводства. Следовательно, при организации делопроизводства приоритетной задачей руководителя предприятия (организации, учреждения) либо уполномоченного им подразделения (должностного лица) является создание системы (подсистемы)[4] управления документами.

Общее содержание мероприятий по управлению документами (согласно Национальному стандарту) представлено на рис. 1.2.


Рис. 1.2.

Глава 2 Требования к системе управления документами

Рассмотрим далее основные требования, предъявляемые к системе управления документами. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит к числу таких требований (характеристик) следующие:

а) надежность;

б) целостность;

в) соответствие (управляемость);

г) комплексность;

д) системность.

2.1. Надежность

Система управления документами должна быть надежной. Под надежностью в данном случае подразумевается соответствие системы следующим показателям:

1. Способность системы длительно (в идеале – постоянно, непрерывно) и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.

2. Охват (в рамках системы) всех документов, относящихся к осуществляемой предприятием деловой деятельности (либо ее определенной составляющей – например, деятельности по управлению персоналом и соответствующими документами).

3. Организация документов, обеспечивающая наиболее полное отражение процессов деловой деятельности.

Вам может понравиться: