Бизнес-процессы. Создание нового договора и поддержание его актуальности. Шаблоны бизнес-процессов (BPMN и EPC). Отдел продаж

Жанр: Малый и средний бизнес / Бизнес-процессы / Справочная литература

Автор

Страниц

Год

2024

В данном издании мы погрузимся в анализ бизнес-процесса (БП) под названием "Создание нового договора и его поддержание в актуальном состоянии". Мы проделаем путь от начальных этапов формирования договора до его внедрения в практику и последующего обновления шаблонов. Основой для разработки данного бизнес-процесса послужил опыт успешных компаний, работающих в различных сегментах рынка, таких как B2B и B2C.

Важно отметить, что описываемые процессы могут показаться масштабными, однако это не означает, что они применимы только к крупным организациям. Как для отделов юридической поддержки, так и для индивидуальных юристов, даже работающих на аутсорсинговой основе, предусмотрен идентичный алгоритм действий.

Данный шаблон основывается на реальной практике компаний, имеющих в штате юриста, и поэтому в нем будут рассмотрены некоторые специфические аспекты разработки договоров. Чтобы глубже понять обсуждаемую тему, были избраны самые сложные ситуации, возникающие в ходе работы с договорами. Возможно, для вашей компании придется адаптировать отдельные элементы этого процесса или исключить их.

В дополнение к вышесказанному, стоит упомянуть о важности регулярного анализа действующих договоров для минимизации юридических рисков и повышения их соответствия изменениям в законодательстве и бизнес-среде. Интеграция современных технологий, например, систем управления документами, может существенно упростить поддержку актуальности соглашений и повысить общую эффективность работы с договорами.

Читать бесплатно онлайн Бизнес-процессы. Создание нового договора и поддержание его актуальности. Шаблоны бизнес-процессов (BPMN и EPC). Отдел продаж - Дмитрий Пермяков

Общие замечания

В этом издании мы рассмотрим бизнес-процесс (БП) “Разработка нового договора и поддержание его актуальности”. Мы проследуем по полному циклу от разработки договора, запуска его в работу и поддержания актуальности шаблонов. В основу этого бизнес-процесса взята практика крупных организаций, работающих на разных рынках – B2B, B2C. Поэтому может присутствовать некоторый гигантизм – и если вы сталкиваетесь с понятием “Юридический отдел”, то это не означает, что процесс только для крупных организаций. И отдел, и один юрист, даже на аутсорсе, будут работать по одному и тому же алгоритму.

Так как этот шаблон собран на основе практики работы с компаниями, у которых есть штатный юрист, вы сможете познакомиться и с некоторыми нюансами разработки договора.

Чтобы максимально полно представить этот вопрос, в основу предлагаемого БП я взял наиболее сложную ситуацию работы с договорами. Возможно, для вашей организации какие-то элементы будет нужно изменить или убрать.

Создание нового договора и поддержание его актуальности (верхнеуровневое описание БП в нотации BPMN)

В основе этого бизнес-процесса лежит алгоритм создания коммерческих договоров. И хотя мы сосредоточимся именно на коммерческом договоре, этот же алгоритм подходит и для разработки других договоров.

Рисунок 1. Верхнеуровневая графика БП. Создание нового договора (Нотация BPMN)

Старт процесса:

Создание договора начинается в тот момент, когда определён образ покупателя (правильнее сказать, партнёра, договора же не всегда о продажах) в рамках нового канала продаж или новой формы взаимодействия. Сформулированы особенности предстоящих сделок. Во многом это является техническим заданием для разработки договора.Чаще всего данная работа выполняется коммерцией.

В большинстве случаев предприниматели задумываются о договоре, когда клиент уже готов провести первый платеж. Собственно, времени на продумывание структуры взаимоотношений и прикрытия себя от рисков уже не остается. И редко кто минует “сбор шишек” на собственном опыте. Только крупные организации, видимо из-за суммы рисков, четко следуют предлагаемому БП.

[A] Определение вопросов, требующих регулирования

Описание: Исходя из специфики предстоящих сделок выделяется перечень элементов, требующих регулирования. Производится предварительное определение структуры договора, уточняются требования. Формируется набор кейсов, иллюстрирующих особенности договорных отношений

Результатом данного подпроцесса является уточненное техническое задание на основании обратной связи от юристов.

Тайминг/Последовательность: Не более 3-х рабочих дней.

Ответственный: Руководитель отдела продаж / ответственный за новое направление сотрудничества/Юрист

Комментарий: –

[B] Разработка договора и приложений

Описание: Основываясь на уточненной информации по результатам [A], разрабатывается договор и набор приложений к нему, вырабатывается набор рекомендаций по адаптации договора под возможные вариации отношений, значимые ограничения, нарушение которых ощутимо ухудшает защищённость сделки.

Результатом этапа является шаблон договора и приложений. Устанавливается период актуализации приложений и ответственные лица за поддержание их в актуальном состоянии. Документация готова к выкладке в информационное пространство организации, добавлены необходимые разъяснения для специалистов, осуществляющих настройку CRM и прочих информационных систем организации.

Продолжить чтение

Вам может понравиться: