Все жанры Все авторы
Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа - Илья Мельников

Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа

Страниц

25

Год

—

Современный рынок труда все больше и больше нуждается в искусных профессионалах в области секретариата и референтуры. Эти специалисты играют важную роль как для любого соискателя работы, так и для работодателей. Кроме умения быстро печатать и правильно оформлять документы, секретарю руководителя также требуется умение составлять тексты разнообразных документов, редактировать проекты и организовывать прием посетителей и телефонное обслуживание. Важно, чтобы они имели способность самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями, полученными от руководителя. Основная миссия данной серии книг - помочь начинающему секретарю избежать ошибок, хорошо знать свои обязанности и задачи, а также правильно организовать рабочее место для руководителя.

Дополнительная информация от меня:

Навыки секретаря-референта в настоящее время становятся все более разнообразными. Они должны владеть не только классическими навыками работы с документами, но и быть готовыми к использованию современных технологий и программного обеспечения, которые могут помочь им эффективно выполнять свои обязанности. Также важным является умение многозадачности, так как секретари-референты часто работают в условиях высокого рабочего темпа и должны быть способными быстро переключаться между различными задачами. Эта профессия требует от секретарей-референтов знания не только формальных аспектов своей работы, но и умение приспособиться к конкретным потребностям и стилю работы руководителя.

Читать бесплатно онлайн Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа - Илья Мельников

Распорядок рабочего дня секретаря-референта

Рабочий день секретаря-референта нельзя разложить по минутам, он не программируется, поскольку целиком зависит от ритма работы руководителя. Даже запланированные ранее дела нередко приходится откладывать из-за внезапно нахлынувших новых проблем. Кроме того, нередко складывается впечатление, что рабочий день у секретаря ненормированный из-за бесконечного наплыва дел. Однако решить много проблем и организовать минутку для отдыха поможет элементарное планирование. Пусть не всегда удастся следовать запланированному, но это организует.

Итак, основными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:

– планирование предстоящих дел;

– установление оптимального ритма труда;

– постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Планирование

Планировать можно один рабочий день, а можно сразу неделю. Планирование работы на месяц, квартал или год составить сложно, поскольку это слишком большой промежуток времени, а работа секретаря зависит от распорядка дня руководителя. Однако планировать заранее известные мероприятия не только можно, но и нужно даже за год.

Планирование личной работы охватывает распределение предстоящих дел в течение рабочего дня, недели, месяца. Для этого следует составлять план предстоящих работ с последующим уточнением заданий. Конкретная структура такого плана может быть самой различной, но суть его для всех форм общая: вместо того чтобы выполнять свои функции по памяти, следует заранее фиксировать все нужные дела в календаре или блокноте и распределить время так, чтобы успеть выполнить все запланированное. Перед тем, как начинать планирование работы, следует узнать планы руководителя и запланированные им мероприятия, ведь в первую очередь работа секретаря-референта заключается в помощи своему начальнику. После этого можно планировать свою собственную работу. Сначала необходимо выделить самые срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро. Если есть какая-то важная информация для руководителя, то сообщить ее нужно тоже с утра, в это же время следует напомнить обо всех мероприятиях, запланированных на день. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

Вам может понравиться: