Все жанры Все авторы
Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы - Илья Мельников

Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы

Страниц

25

Год

—

Сегодняшняя реальность представляет секретаря-референта как одну из весьма востребованных профессий на рынке труда. Высокий спрос на эту должность наблюдается как со стороны работодателей, так и со стороны потенциальных соискателей. Кроме навыков быстрой печати и грамотного оформления документов, секретарю-руководителю приходится заниматься написанием текстов разнообразных документов, редактированием проектов, организацией эффективного приема гостей и обработкой телефонных звонков. Более того, они также должны уметь самостоятельно решать разнообразные вопросы в соответствии с указаниями, полученными от руководителя. Вместе с тем, основная идея книг в этой серии заключается в помощи начинающим секретарям избежать ошибок, иметь ясное представление о своих обязанностях и функциях, а также о правилах организации делопроизводства. Наша цель - предоставить вам уникальный и полезный материал, чтобы помочь вам вырасти в этой профессии. Дополнительная информация: в книгах этой серии вы найдете практические советы о том, как эффективно управлять своим рабочим временем, как развивать навыки межличностного общения и как добиваться успеха в комплексном организационном процессе. Мы предлагаем проверенные стратегии и техники, которые помогут вам стать опытным и успешным секретарем-референтом.

Читать бесплатно онлайн Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы - Илья Мельников

Делопроизводство

Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (XV–XVI вв.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в XVIII–XIX и начале XX в. – прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».

Совокупность дел также называли делопроизводством.

Сегодня делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Виды документов

В зависимости от целевого назначения документы могут выполнять различную роль. При этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Можно выделить следующие функции, которые выполняют документы:

– Коммуникативная функция документов – обеспечивает внешние связи учреждений.

– Информационная функция документов – дает возможность анализировать управленческую деятельность.

– Научно – историческая функция документов – направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии.

По отражаемым видам деятельности все документы делятся на две большие группы:

1). Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2). Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

В более узком смысле классификацию служебных документов можно представить в следующем виде:

1. Директивные и распорядительные документы: законы, решения, приказы, постановления;

2. Административно – организационные документы: планы, уставы, правила, акты, отчеты, протоколы, служебные письма;

3. Документы по личному составу: заявление, автобиография;

4. Финансовая документация;

5. Отчетная документация.

Существует и другая система классификации документов. Ее можно представить в следующем виде:

А) по наименованиям – оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– служебные письма,

– приказы,

– протоколы,

– акты,

– докладные записки,

– договоры и т. д.

Б) по месту составления:

– внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия),

– внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).

Вам может понравиться: