Организация делопроизводства службы персонала

Чем же сейчас занимается служба управления персоналом? Какие ее функции? В последние годы функции службы персонала резко расширились. На многих предприятиях она стала самостоятельно разрабатывать и формировать организационную структуру, готовить рекомендации по совершенствованию оплаты труда, организовывать корпоративные праздники и поздравления сотрудников и т. д. Все чаще служба персонала имеет свой бюджет. В связи с этим, численность службы персонала постоянно растет, и, соответственно, повышается уровень требований к руководителям и специалистам данного подразделения.

На Схеме № 1 наглядно показаны функциональные обязанности этой службы.

Особо хотелось бы отметить, что работники данной службы должны очень ответственно подходить к своим служебным обязанностям, т. к. от их компетенции и внимания зависят судьбы людей, и, особенно, их пенсии.

Очень часто сталкиваешься с тем, что ошибка сделанная работником отдела кадров двадцать, тридцать лет назад приводит к большим недоразумениям, а нередко и к потере части страхового стажа, при оформлении пенсии, и, особенно, льготной пенсии.

Встречаются случаи, когда запись о переводе на другую должность (например, замещение начальника цеха на период отпуска по уходу за ребенком) не была внесена в трудовую книжку. Такая ошибка способствовала возникновению больших проблем при оформлении на работу на руководящую должность.

Кроме того, хочу обратить Ваше внимание на то, что на каждом предприятии служба управления персоналом обязана иметь в своем распоряжении определенные нормативные и организационные документы необходимые для нормального функционирования данной организации – локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (Прокуратура или Гострудинспекция).

Проверяющие могут посетить любую организацию. Наиболее часто поводом для визита служат жалобы работников, на которые инспекторы труда обязаны отвечать в течение месяца. Однако информация о нарушениях трудового законодательства может поступать и от государственных органов – налоговой инспекции, ФСС, милиции, профсоюзов.

Наиболее весомая и значимая структура в этом списке – федеральная инспекция труда (или Гострудинспекция). Она осуществляет свою деятельность в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.) (далее – ТК РФ) (ст. 354–365), Положением о федеральной инспекции труда (Утверждено постановлением Правительства РФ от 28 января 2000 № П78) и Положением о государственной инспекции труда в субъекте РФ (Утверждено приказом Минтруда России от 29.02.2000 №П65). Система органов федеральной инспекции труда обеспечивает соблюдение работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Главная проверяющая фигура в этой структуре – государственные инспекторы труда:

1) правовые инспекторы (проверяют работу кадровых служб);

2) инспектор по охране труда.

Государственные правовые инспекторы при осуществлении контрольно-надзорной деятельности имеют право:

1) при наличии удостоверения установленного образца в любое время суток беспрепятственно посещать предприятия всех организационно-правовых форм и форм собственности;