Дебиторская задолженность будет оплачена!

Дебиторская задолженность (далее – задолженность, дебиторка, долги) возникает из-за несовпадения даты появления обязательства и даты оплаты по этому обязательству.

Для управления задолженностью необходимо понимать стадии ее формирования и вести работу на каждой стадии, только в этом случае вы сможете контролировать и управлять долгами.

Предлагаю рассмотреть следующий жизненный цикл дебиторской задолженности:

Виртуальная (1) → бюджетируемая (2) → текущая (3) → проблемная (4) → списанная (5).

Каждый этап зависит от наступления определенных событий:

(1) Виртуальная задолженность возникает в период поиска потенциальных клиентов до даты оприходования ее на баланс, заключения договора, выставления счета.

(2) Бюджетируемая задолженность – задолженность с даты заключения договора/ выставления ежемесячных счетов до даты оплаты, указанной в договоре (пр.: услуги оплачиваются до 5-го числа каждого месяца).

(3) Текущая задолженность наступает, начиная со следующего дня после наступления даты оплаты по договору до даты перевода ее в проблемную задолженность.

(4) Проблемная задолженность – задолженность по истечении определенного количества дней/долги, оставшиеся после расторжения договора, и иные основания, предусмотренные внутренними правилами организации индивидуально.

(5) Списанная задолженность – задолженность с даты, когда все юридические возможности по взысканию долга исчерпаны.

Первый этап, как правило, отдается менеджерам по продажам/закупкам, занимающимся поисками клиентов.

Два последующих этапа (бюджетируемая и текущая задолженность) целесообразно поручить менеджерам по дебиторской задолженности, четвертый и пятый этапы – юристам.

В данной книге акцент сделан на организацию эффективной работы сбюджетируемой и текущей задолженностью (этапы 2 и 3) – те деньги, которые реально получить в ближайшей перспективе при правильной организации бизнес-процессов.

Работа с просроченными и безнадежными долгами (этапы 4 и 5) очень дорогостоящая и далеко не всегда приносит желаемый результат (судебные тяжбы, банкротство контрагентов, исполнительные производства, которые тянутся годами и не дают гарантий получения денег). При этом стоимость дебиторской задолженности снижается из-за инфляции. Но это не значит, что подобные долги нужно прощать, более подробно работа с проблемной задолженностью будет освещена в другой книге.

Таким образом, усилия, в первую очередь, необходимо направлять на эффективное управление бюджетируемой и текущей задолженностью, далее в книге речь пойдет о работе именно с этими видами дебиторки.

Работа с задолженностью на предприятии представляет собой определенную систему, которую можно разделить на три основные части:

– Кредитная политика организации.

– Система бюджетирования.

– Процесс получения денег (процесс инкассации).

Каждая часть системы – это отдельные бизнес-процессы, которые должны быть четко регламентированы для сотрудников компании.

Рассмотрим каждый элемент по отдельности.